¿CUÁNTO TIEMPO ESTAMOS OBLIGADOS A CUSTODIAR LA DOCUMENTACIÓN?

18/06/2021

La pregunta en sí parece sencilla y de fácil respuesta, y más si consideramos que los medios informáticos y electrónicos actuales nos permiten reducir considerablemente la cantidad de papeleo diario, haciendo olvidar la obligación de custodiar la documen

Pero no es así, la obligación sigue vigente y es conveniente no perderla de vista.

Una de las problemáticas que nos encontramos a la hora de hacer frente a la pregunta es la poca uniformidad que existe entre los criterios contables, fiscales y legales.

Pasamos a analizar estos criterios:

1.- CÓDIGO DE COMERCIO: 6 AÑOS

El artículo 30 del Código de Comercio, redactado por la Ley 19/1989 de 25 de julio de reforma parcial y adaptación a la legislación mercantil a las Directivas de la Comunidad Económica Europea en materia de sociedades:

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, exceptuando lo que establezca por disposiciones generales o especiales.
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber al que hace referencia el apartado anterior y si hubiera muerto recaerá sobre sus herederos. En el caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo previsto en este párrafo.

2.- LEY GENERAL TRIBUTARIA: 4 AÑOS

El artículo 66 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria establece los plazos de prescripción, y es en esta Ley en que la mayoría nos basamos, erróneamente, para calcular el tiempo que deberíamos guardar la documentación.

En concreto el artículo dice:

Prescribirán a los cuatro años los siguientes derechos:

El de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.
Lo que tiene la Administración para exigir el pago de las deudas tributarias liquidadas y autoliquidadas.
El solicitar las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso del coste de las garantías.
El obtener las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso del coste de garantías.

3.- LEY DE AUDITORÍA DE CUENTAS: 5 AÑOS

El artículo 30 de la Ley 22/2015, de 20 de Julio, de Auditoría de Cuentas establece:

Los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría de cuentas conservarán durante el plazo de cinco años, a contar desde la fecha del informe de auditoría, la documentación referente a cada auditoría de cuentas realizada por ellos, incluidos los documentos de trabajo del auditor que constituyan las pruebas y el apoyo de las conclusiones que consten en el informe y otros documentos, informaciones, archivos y registros a los que hagan referencia los artículos 28, 29, 42 y 43.

4.- LEY DEL BLANQUEO DE CAPITALES : 10 AÑOS

El artículo 25 de la Ley 10/2010 de 28 de abril de Prevención del Blanqueo del Capital y de la financiación del terrorismo dice:

“Los sujetos obligados conservarán durante un período de 10 años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente ley, procediendo después del mismo a su eliminación. Transcurridos cinco años desde la finalización de la relación de negocios o de la ejecución de la operación ocasional, la documentación conservada únicamente será accesible por los órganos de control interno del sujeto obligado, con inclusión de las unidades técnicas de prevención, y en su caso, aquellos encargados  en su defensa legal.”

5.- LEY SOBRE INFRACCIONES Y SANCIONES EN EL ORDEN SOCIAL: 3 y 4 AÑOS

El artículo 4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, Real Decreto Legislativo 5/200, de 4 de Agosto, establece:

Las infracciones en el orden social a que se refiere la presente Ley prescriben a los tres años a contar desde la fecha de la infracción, salvo o dispuesto en el número siguiente.
Las infracciones en materia de Seguridad Social prescribirán a los cuatro años, contados desde la fecha de la infracción.

CONCLUSIÓN

Hemos podido constatar las distintas exigencias que tienen las empresas y autónomos en materia de conservación de la documentación.

Aunque lo habitual es conservar la documentación el mismo tiempo que coincide con la prescripción fiscal nuestra experiencia nos dice que como mínimo deberíamos quedarnos con el plazo general de los 6 años como carácter obligatorio establecido por el Código de Comercio.

Entendemos que cuando el Código de Comercio habla de libros, no sólo hace referencia a los libros contables, sino a todos los documentos en los que se basan estos libros y sus apuntes. Documentos en el ámbito laboral, fiscal y mercantil.

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